Deixar para definir o que você vai fazer hoje logo antes de começar a trabalhar é uma ótima maneira de desperdiçar o momento que você tem mais energia no seu dia.
O princípio do Dia Seguinte diz:
Definir as suas prioridades de amanhã, hoje, aumenta as chances de você agir sobre elas e te economiza carga cognitiva para executar o que é prioritário.
Organizar o seu dia de amanhã ao fim do dia é uma manifestação do Princípio #1: Gestão Ativa. Sua vida é uma soma de dias e se você deixar o mundo ditar o funcionamento dos seus dias, o mundo vai ditar o funcionamento da sua vida.
Acordar já sabendo o que você precisa executar protege as suas prioridades, te dá maior controle sobre o seu dia e flexibilidade para adequar seu planejamento de acordo com novos acontecimentos.
A incerteza do amanhã
Quando você inicia o seu dia (de trabalho) sem a resposta da pergunta “o que eu preciso fazer hoje?”, uma de duas coisas podem acontecer:
- Você vai investir parte do seu tempo definindo o que precisa fazer
- Você vai passar o dia reagindo a acontecimentos fora do seu controle
No caso 1, a sua tendência é começar fazendo as tarefas mais fáceis e procrastinar o que é realmente importante. Você vai deixar tarefas que exigem mais atenção e foco para o fim do dia — quando você já está cansado.
A chance dessas atividades importantes ficarem para outro dia é alta. E, seguindo esse ciclo, essas tarefas acabam sendo postergadas até que elas se tornem urgentes e você não tenha outra opção se não as fazer.
Já no caso 2, você faz uma gestão passiva do seu dia e os acontecimentos diversos vão definir o que você vai executar. Agora é só torcer para as estrelas se alinharem e o mundo te entregar justamente as tarefas que você precisa fazer para atingir os seus objetivos.
A alternativa é investir alguns minutos ao fim do seu hoje para definir e ordenar o que será feito amanhã.
Acordar já sabendo o que precisa ser feito
Quando você acorda e já tem uma definição clara do que pretende executar, você não precisa gastar carga cognitiva organizando suas atividades e nem esperar que o mundo te diga o que fazer.
Você tem uma quantidade de energia limitada no seu dia. Vamos chamar essa energia de “disposição”. No início do dia essa disposição está no ponto mais alto e a medida que o tempo passa, no final do seu dia não sobra quase nada.
Nem tudo tem o mesmo preço em termos da sua disposição mas só por estar acordado você já gasta parte dela. Tarefas difíceis necessitam mais disposição e tarefas superficiais não exigem tanto.
Seu cérebro está sempre buscando formas de economizar energia e por isso é importante escolher as suas tarefas com antecedência, de forma consciente. Assim você consegue começar o seu dia pelo o que é mais importante (e requer mais disposição) e deixar tarefas superficiais (que custam menos) para serem executadas depois.
Definindo as prioridades de amanhã, hoje
E como você pode definir o que precisa fazer amanhã?
Vamos explorar o Método Ivy Lee e fazer algumas adaptações. O método consiste em, ao final de cada dia, anotar as seis coisas mais importantes que você precisa fazer no dia seguinte, em ordem de mais importante para menos importante.
A adaptação que vamos fazer é como “empacotamos” essas seis coisas. Você vai definir até 6 coisas e vai realizar a fragmentação de tarefas em cada uma delas. Dessa forma, você vai ter tarefas atômicas (Princípio #2) para cada uma das 6 atividades selecionadas.
Se um dos 6 tópicos que você selecionou já é uma tarefa atômica, ótimo. Da mesma forma, ordene essas tarefas atômicas em grau de importância ou dificuldade — mais importante e difícil primeiro.
O Método Ivy Lee sugere que você comece pelo primeiro item da lista e e, apenas quando finalizar um item, passe para o próximo item. Na nossa adaptação, você pode ser um pouco mais flexível, mas com cuidado.
Você pode trocar a ordem das tarefas atômicas de cada tópico durante o seu dia, sem necessariamente finalizar todas as tarefas atômicas de um tópico de uma única vez. Isso possibilita uma flexibilidade maior ao custo de, eventualmente, não conseguir finalizar 100% dos itens.
Se você não terminar toda a sua lista, sem problemas. Apenas organize as tarefas que faltaram nas tarefas do dia seguinte.
Relativamente simples, não necessariamente fácil.
Botando em prática
Para o seu amanhã, defina até 6 coisas importantes que você precisa fazer. Vou usar meu dia de hoje como exemplo:
- Escrever por 1h30
- Iniciar processo de mudança no contrato social
- Atendimento de clientes
- Reuniões com clientes
- Avançar na criação do meu site pessoal
Para cada tópico, se ele não é uma tarefa atômica, quebre-o em tarefas atômicas:
- Escrever por 1h30 (atômica)
- Iniciar processo de mudança no contrato social
- Entrar em contato com a contabilidade
- Solicitar informações sobre custo e procedimento de mudança de contrato social
- Criar as novas tarefas necessárias para continuar o processo
- Atendimento de clientes
- Fazer followup de duas propostas
- Avisar um cliente que as alterações solicitadas para o site dele foram feitas
- Marcar apresentação de relatório com cliente
- Solicitar informações para site de cliente
- Reuniões com clientes
- Apresentação de relatório mensal
- Apresentação de versão inicial de site
- Avançar na criação do meu site pessoal
- Escrever conteúdo base para a página inicial
- Criar cabeçalho do site
- Criar rodapé do site
Você pode fazer essa organização em um documento de texto, algum software de gestão de projetos, na sua agenda ou da forma como achar melhor.
O importante é definir hoje o que será feito amanhã. Só depende de você.