Você decidiu que vai organizar a sua vida e agora é hora de colocar em prática. Qual é o seu primeiro passo?
Mesmo que você já utilize algum sistema de gestão diária de tarefas, existe um caminho padrão que você pode seguir.
As infinitas possibilidades
Se você ainda não utiliza alguma ferramenta, pode ser que você fique confuso com as dezenas de opções disponíveis. Além da escolha da ferramenta, existem infinitos jeitos de organizar as suas tarefas.
Eu vou te mostrar um método de como iniciar a sua organização, independente da ferramenta e também te indicar o software que uso para fazer a minha gestão diária.
Como começar
A primeira coisa que você precisa definir é a ferramenta que vai usar. Qualquer ferramenta digital sem limitação de número de projetos e que você consiga visualizar suas tarefas de diferentes projetos de uma vez, funciona.
E não, a sua agenda não funciona como ferramenta principal. Ela pode até servir como auxiliar, mas eu recomendo abandonar aos poucos a sua agenda física.
A ferramenta que eu uso é o Asana. No Asana você tem projetos ilimitados, consegue criar tarefas recorrentes, tem diferentes visualizações de tarefas (lista, kanban e calendário) e aplicativo — tudo no plano gratuito.
Um detalhe inconveniente é que quando você vai criar a sua conta pela primeira vez, o software vai tentar te empurrar o plano pago por um período gratuito e, caso você utilize alguma funcionalidade paga, fica travado depois do período de teste. Você consegue contornar isso criando um novo ambiente de trabalho e recusando o período de teste gratuito.
Se você já usa alguma outra ferramenta, sem problemas. Verifique se nela você tem projetos ilimitados, tarefas recorrentes e também se consegue visualizar tarefas de diferentes projetos ao mesmo tempo. Alguns exemplos são Trello, Todoist, Monday e Microsoft To Do.
Eu não sou muito fã do Notion como ferramenta de gestão de tarefas. É uma ferramenta poderosa, mas relativamente complexa e sinto que “serve para tudo”. Uso atualmente apenas para escrever.
Os 4 Princípios da Autogestão no seu dia a dia
Você consegue aplicar cada um dos 4 princípios da Autogestão na sua gestão diária de tarefas.
Gestão Ativa é o primeiro passo. Quando você decidiu começar a organizar a sua vida, já está fazendo uma gestão ativa. Só lembre que esse princípio deve ser praticado constantemente.
Quando você for criar as primeiras tarefas dos seus projetos, lembre do princípio das Tarefas Atômicas. Tente criar a menor versão possível das tarefas para aumentar clareza e evitar procrastinação.
Você se esforçar para organizar o que você vai fazer amanhã, hoje, é o princípio do Dia Seguinte. Você deve organizar e ordenar as suas tarefas de amanhã ao fim de cada dia. Não negligencie esse princípio.
A Evolução Gradual vai te ajudar a não fazer 500 mudanças na sua vida ao mesmo tempo e selecionar mil tarefas por dia. É esse princípio que vai garantir a sua consistência e que você não abandone a sua gestão diária.
Projetos principais & tipos de tarefas
Quando você começar a utilizar uma ferramenta para gerenciar o seu dia a dia, você vai criar e configurar dois projetos.
O primeiro é um projeto Pessoal. Nesse projeto você vai separar as tarefas em três colunas ou categorias: urgente, importante e recorrente.
Agora você vai adicionar tudo que você faz com alguma frequência na sua vida pessoal na coluna “Recorrente”. Coisas que você faz diariamente, semanalmente, mensalmente e periodicamente. . Ex: ir a academia, ler, pagar contas, arrumar a casa, estudar, etc.
O próximo passo é adicionar tarefas pontuais que você precisa fazer a coluna “Importante”. São tarefas que não se repetem, e que a partir do momento que você as fizer, estão concluídas. Ex: comprar uma passagem, levar o carro ao mecânico, cancelar uma assinatura, marcar uma consulta médica, etc.
Depois de adicionar as tarefas pontuais, verifique se alguma delas é urgente. Uma tarefa urgente é algo que você realmente precisa fazer logo, se não vai ter algum tipo de consequência. Por exemplo, cancelar uma assinatura pode ser algo urgente caso o prazo para a próxima cobrança esteja se aproximando. Ou levar o carro ao mecânico, se você tem uma viagem de carro num futuro próximo e o carro está fazendo algum barulho estranho.
Lembre sempre de atribuir datas as tarefas.
O segundo projeto que você vai criar vai ser o seu projeto de Trabalho. Pode ser relacionado a sua empresa, ao seu serviço como autônomo ou ao seu emprego. Você vai seguir o mesmo processo do seu projeto Pessoal: criar tarefas recorrentes, criar tarefas pontuais e definir se alguma das tarefas pontuais são urgentes.
Tarefas recorrentes são coisas que você administra mas não necessariamente resolve. Tarefas pontuais, você resolve uma única vez e podem ser classificadas em importantes ou urgentes, dependendo das consequências de não executar a tarefa.
Assumindo o controle (e responsabilidade)
Independente da ferramenta que você escolheu, você vai definir as tarefas que precisa fazer sempre no dia anterior e vai também, aos poucos, incrementar a sua organização inicial com novas categorias e tarefas.
Logo você vai ter maior controle sobre a sua rotina, o seu tempo e a sua vida.
Iniciar e finalizar projetos vai se tornar algo simples. Assim como identificar e criar tarefas recorrentes, pontuais e categorizar de acordo com urgência.
Outro fator relevante é que você vai conseguir ver as tarefas concluídas. Isso faz com que você saiba o que foi executado e tenha uma visão prática de quais são realmente as suas prioridades.
Uma ferramenta, dois projetos, três tipos de tarefas
Agora que você tem as informações básicas para começar a organizar e gerenciar a sua vida, você deve focar em uma ferramenta, nos dois tipos inicias de projeto e nos três tipos de tarefas.
Minha sugestão é que você reduza o número de ferramentas que você usa pra fazer a sua gestão diária. Se possível, tente concentrar tudo em apenas uma ferramenta.
Eu utilizo somente o Asana e o Google Agenda para marcar reuniões com clientes (por conta de integrar com o Google Meet), mas as reuniões sempre estão como tarefas dentro do Asana.
Utilize uma ferramenta. Comece apenas com dois projetos: pessoal e trabalho. Separe as tarefas em três tipos: recorrentes, importantes e urgentes. Lembre de sempre organizar as suas tarefas no dia anterior.
Com o tempo, incremente as classificações das tarefas, crie outros projetos e ajuste de acordo com as suas necessidades.
Sem mais desculpas
Se você tiver a sua vida organizada dentro de outra ferramenta (que não seja o Asana), não use isso como desculpa para postergar esse novo modelo de gestão diária. Adeque o que já existe.
Caso você ainda não use uma ferramenta (ou use uma agenda), crie a sua conta no Asana. Crie um novo ambiente de trabalho para pular o plano pago e comece a utilizar.
E se você precisar de ajuda para organizar a sua vida pessoal e profissional, criar seus próprios processos e integrar a Autogestão na sua rotina, gradualmente, o Método Autogestão Progressiva pode ser ideal para você.
Só depende de você.
