As tarefas variam em frequência, urgência, impacto e até mesmo na energia necessária para serem realizadas. Reconhecer essas diferenças te ajuda a gerenciar melhor a sua execução de tarefas.
Vamos explorar as principais formas de classificar tarefas e aprender como identificar esses diferentes tipos.
Tarefa Pontual vs Tarefa Recorrente
As tarefas podem ser feitas uma única vez ou de forma recorrente.
Alguns exemplos de tarefas pontuais são: enviar um orçamento para certo cliente, criar um modelo de e-mail ou levar o carro ao mecânico.
As tarefas recorrentes serão feitas com alguma frequência. Diária, semanal, mensal, a cada X dias. Pode ser pagar uma conta mensal, uma reunião interna com o seu time ou tirar o lixo.
Tarefa Urgente vs Tarefa Importante
Saber separar o que é importante do que é urgente é outro conceito chave.
Uma tarefa urgente é algo que precisa ser feito em uma data próxima. São tarefas que tem um prazo limite ou travam a execução de outras tarefas.
Dentro do meu sistema, toda tarefa que não é urgente, deve ser importante. Se a tarefa não é urgente e nem é importante, então, ela não deve existir.
Para saber se uma tarefa é importante, vale se perguntar “se essa tarefa não for executada nunca, eu vou sentir falta de ter feito ela?”. Se a resposta for “não”, elimine essa tarefa, ela não é importante.
Tarefas importantes são mais fáceis de ser postergadas. É interessante ter algum limitador, como “se a tarefa foi passada para uma data posterior mais de X vezes, ela deve ser excluída”. Porque se ela fosse de fato importante, a tarefa seria executada.
Tarefa Superficial vs Tarefa Profunda
Existem tarefas que exigem pouca capacidade cognitiva. Como mandar uma mensagem para um cliente ou marcar uma consulta médica. Essas são as tarefas superficiais.
As tarefas superficiais podem ser feitas em qualquer brecha de tempo disponível não devem levar mais de 10 ou 15 minutos.
Outras tarefas necessitam de total atenção e levam mais tempo para serem feitas. Geralmente tarefas criativas se enquadram nesse classificação. São as tarefas profundas.
As tarefas profundas devem ser quebradas em subtarefas atômicas para evitar serem postergadas. É interessante você alocar um tempo maior do que imagina para esse tipo de tarefa.